A reunião anual do Fórum Económico Mundial, vulgarmente referida como Davos, acolhe mais de 3.000 líderes globais do mundo empresarial, político e da sociedade civil todos os meses de Janeiro na cidade suíça homónima. Reúnem-se para abordar questões prementes como as alterações climáticas e os desafios económicos e geopolíticos. Davos, que começa na segunda-feira e vai até sexta-feira, foi fundado em 1971 pelo economista alemão Klaus Schwab, que inicialmente o nomeou Simpósio Europeu de Gestão.
Severin Podolakchefe de gestão de eventos e operações do Fórum Econômico Mundial desde 2021, ajuda a projetar o evento, gerenciá-lo e garantir seu sucesso geral. Antes de assumir esta função, o Sr. Podolak ocupou um cargo semelhante para o Swiss Re Group, uma empresa de resseguros com sede em Zurique. Possui mais de 20 anos de experiência em eventos e hotelaria.
“Sou responsável pelos mínimos detalhes da reunião e sou a pessoa que garante que a tecnologia esteja funcionando, que as salas estejam aquecidas o suficiente e que todos estejam bem alimentados”, disse ele. O horário das sessões, as acomodações dos participantes e o transporte de e para Davos também são da responsabilidade do Sr. Podolak.
Ele se sentiu atraído pelo cargo, disse ele, porque tem paixão por “orquestrar eventos impactantes que impulsionem mudanças globais”.
“A missão do fórum de melhorar a situação do mundo através da colaboração entre as diversas partes interessadas ressoa profundamente com os meus valores profissionais”, disse o Sr. Podolak.
Davos, a maior reunião do fórum, acontece em três locais: o Centro de Congressos; Vila Kurparkum chalé temporário de madeira de quase 65.000 pés quadrados que estreou em 2024; e o Davos Ice Stadium, onde o hóquei é jogado. Coletivamente, elas são conhecidas como Zona Segura e ficam a cinco minutos a pé uma da outra.
Podolak disse que a reunião abrangeu mais de 500 sessões durante cinco dias, das 8h30 às 21h. As sessões incluem painéis sobre questões globais como sustentabilidade, inteligência artificial e o estado da democracia em todo o mundo, e pequenos grupos e discussões para resolução de problemas.
“Cada sessão, seja um café da manhã, um jantar ou um discurso para um grande grupo, tem um propósito”, disse ele. “Nada do que organizamos é apenas para networking, embora isso acabe acontecendo.” Ele observou que as organizações e os indivíduos presentes na reunião planearam as festas e outros eventos sociais, e não o Fórum Económico Mundial.
Planejar o encontro é uma tarefa de um ano para uma equipe interna de eventos de 15 pessoas. “Assim que um Davos termina, começamos a planejar o próximo e nos reunimos semanalmente até dois meses antes, quando começamos a nos reunir todos os dias, às vezes várias vezes. diariamente”, disse ele.
A entrevista a seguir foi conduzida por vídeo e foi editada e condensada.
Você pode explicar melhor o que sua equipe faz por Davos?
A principal responsabilidade da equipe de eventos é desenvolver o conceito geral do evento e coordenar os diversos colaboradores, incluindo contratados internos e externos. Planejamos o evento, negociamos contratos com fornecedores, garantimos o cumprimento do orçamento e gerenciamos o relacionamento com diversos stakeholders.
Nossa equipe é responsável por toda a infraestrutura e mão de obra do evento, contratando hospedagem e fornecendo logística completa para participantes e funcionários, incluindo transporte. Também criamos o conceito de alimentos e bebidas, gerenciamos fretes e transporte de materiais e cuidamos da logística das sessões. Isto significa garantir que cada sala de sessão esteja equipada e configurada de acordo com os requisitos da próxima sessão. Isso também inclui o gerenciamento de aspectos tecnológicos, como configurações de áudio e visuais.
Após o evento, é nosso trabalho garantir que o feedback relevante seja coletado e que as descobertas sejam incorporadas ao conceito do evento do próximo ano.
Que critérios você usa para mudar a forma como Davos é organizada a cada ano?
A experiência do participante, é claro, é crucial. Temos funcionários locais que coletam feedback dos participantes no local e fazem as alterações necessárias para o ano seguinte. Nos últimos anos, os participantes disseram-nos que queriam locais nos nossos locais para encontros informais entre as sessões. Em resposta, este ano, temos salões com mesas de diversos tamanhos e sofás e postos de comida e bebida onde as pessoas podem se reunir.
Como você garante a segurança em vários eventos e locais?
Há cerca de 5 mil seguranças no local durante Davos, incluindo militares suíços, policiais e funcionários de empresas de segurança privada. Alguns policiais estão uniformizados, enquanto outros não, mas a segurança é visível e há vários pontos de controle por toda parte.
Como você projeta a agenda para fornecer uma alocação de tempo equilibrada?
Tentamos garantir que cada sessão atinja um tema relevante e tenha equilíbrio e diversidade. As sessões duram cerca de 45 minutos a uma hora e incluem uma mistura de pessoas de diferentes países, gêneros e indústrias.
Como você garante que os eventos comecem e terminem dentro do cronograma?
Chegar atrasado não é uma opção porque transmitimos ao vivo mais de 50% das sessões. Nós os iniciamos na hora certa, mesmo que a sala não esteja lotada ou as pessoas ainda estejam entrando. Às vezes, eles ultrapassam, mas os moderadores cuidam disso, e temos pelo menos 45 minutos entre as sessões para limpar a sala e prepará-la para a próxima. sessão.
Onde ficam os participantes e quais são as providências para transportá-los dos hotéis até os eventos?
Temos contratos com mais de 45 hotéis em Davos e na cidade vizinha de Klosters. A maioria reserva acomodações conosco quando se registra. Temos quatro linhas de transporte conectando os diversos hotéis às instalações. Além disso, todos os participantes têm acesso a transporte público gratuito de e para os locais.
Como você lida com quaisquer problemas médicos que possam surgir?
Temos uma enfermaria no Centro de Congressos com médicos presentes o dia todo para qualquer coisa que possa acontecer.
Você disse que a sustentabilidade é uma prioridade na organização do evento. Você pode compartilhar mais detalhes?
A sustentabilidade está no centro da organização e temos muitas iniciativas para sermos o mais ecologicamente responsáveis possível. Nosso aquecimento é fornecido apenas por pellets de madeira locais. Não usamos petróleo ou gás. Utilizamos apenas iluminação LED e a maior parte da nossa frota de transporte é composta por veículos elétricos.
No que diz respeito aos alimentos, utilizamos a tecnologia de IA para determinar quanto não foi consumido e o que pode ser recuperado. Doamos tudo o que podemos economizar para uma instituição de caridade local, 4 razões, que administra um restaurante pop-up durante Davos que está aberto a todos. Não há custo para jantar, mas eles solicitam uma doação.
O que te mantém acordado à noite em Davos? Com o que você mais se preocupa?
Em Davos os dias são longos e a carga de trabalho pode ser pesada. À noite, geralmente fico tão exausto que durmo como uma pedra. Davos é o resultado de um ano de preparação com uma equipa muito competente e estou confiante que temos controlo sobre o que podemos gerir.
Porém, em um evento complexo com tantos participantes e peças móveis, não é possível prever tudo. Portanto, meus esforços estão focados em como podemos lidar melhor com situações imprevisíveis. Em última análise, as minhas principais preocupações são com a equipa – mantê-la saudável e com o trabalho equilibrado durante o evento é de extrema importância.
Você pode discutir o momento de Davos, que começa no dia da posse presidencial dos EUA?
Sabemos que a inauguração significa que poderá haver uma menor presença política dos EUA na reunião. Este ano não sabemos o que vai acontecer porque os governantes têm até a data anterior ao evento para se inscreverem. No entanto, um forte contingente de líderes empresariais e meios de comunicação dos EUA ainda está presente.
